Pengolahan Data Elektronik

Pengolahan Data Elektronik

A. Definisi Komputer dan Pengolahan Data

Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti untuk mengolah informasi menurut prosedur yang telah dirumuskan, menerima input, mengolah input, memberikan informasi, menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer, dan dapat menyimpan program dan hasil pengolahan, serta bekerja secara otomatis.

Pada mulanya pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak hanya berhubungan dengan matematika.

Data adalah  kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, penggambaran fakta, pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin yang berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. 

Pengolahan data (Data Processing) adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari data, simbol-simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa suatu informasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya.

Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu kejadian. 

Sistem Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan data. Contoh : sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai dll.

Pengolahan data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP).

Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

B. Pengolahan Data pada Komputer

Pengumpulan Data

Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan setiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.

Pengubahan Data

Operasi pengubahan data mencakup pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasan, perekapitulasian, pembandingan.

Penyimpanan Data

Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan dan file yang disimpan disebut Database.

Pembuatan Dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.

C. Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data

Hardware.
Hardware harus menyediakan 4 fungsi umum:
Alat Input
- Keyboard
- Alat penunjuk
Mouse, Trackball, Light pen, touch screen, unit remote control dll.
- Alat Otomatisasi data sumber
 Optical Mark Reader (OMR), Optical Character Reader (OCR), Handprint Reader.

- Alat Pembaca Magnetis
MICR (Magnetic Ink Character Recognition).

- Alat Input Pengenal Suara
Speaker Dependent System

CPU (Central Processing Unit ).
CPU merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output.
CPU terdiri dari CU (Control Unit), ALU (Arithmatic Logical Unit), Register.
CU bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer.
ALU bertugas melakukan semua perhitungan aritmatika dan logika yang terjadi sesuai dengan instruksi program.

Register ruang tampat penyimpanan instruksi dan data yang sedang di proses oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama.

Primary Storage.
Merupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan program yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data.
Primary Storage terdiri dari RAM, ROM, Cache Memory.

Secondary Storage.
Merupakan penyimpanan cadangan / tambahan.
Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dll.

Alat Output
- Display Screen / CRT (Cathode Ray Tube) atau VDT (Video Display Terminal)
- Alat Pencetak
Contoh : Printer
- Alat Ouput Suara
Contoh : Speech Output Unit (Audio Respons Unit).
- Plotter
  Contoh : Flatbed plotter, Drum Plotter
- Microform
  Contoh : Microfilm, Microfiche

Software.
Software adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.
Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi.
a. Software Sistem terdiri dari :
- Sistem operasi
- Program Utility
- Translator
b. Software Aplikasi terdiri dari :
- Software aplikasi pemrograman sendiri
- Software paket jadi

Brainware.
Brainware adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.

D. Siklus Pengolahan Data 

Pengolahan data elektronik memiliki siklus, siklus pengolahan data elektronik terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu : Input, Processing, Output.

Kemudian dikembangkan lagi dengan menambahkan tiga atau lebih tahapan lagi yaitu : Origination, Storage, Distribution.

Tiga tahap siklus pengolahan di atas dapat dikembangkan lagi sebagai berikut : 

a)      Origination : Proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (Recording) data ke dokumen dasar.

b)      Input : Proses memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (Input Device)

c)      Processing : Proses pengolahan data yang sudah dimasukkan yg dilakukan oleh alat pemroses (Processing Device) yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage. 

d)      Storage : Proses perekaman hasil pengolahan untuk disimpan dan dapat diproses kembali.

e)      Output : Hasil pengolahan data ke alat output (Output Device) berupa informasi.

f)       Distribution : Distribusian output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi. 

E. Manfaat Pengolahan Data

Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak.
Sebagai contoh :

1.      Pembuatan faktur Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program.

2.      Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen, dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.

F. Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data
Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data :

a)      Mengambil program dan data (masukan / input)

b)      Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

c)      Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

d)      Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

e)      Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

Dalam sebuah perusahaan, bagian arsip dan pengolahan data elektronik mempunyai tugas menyususn, menghimpun, meyimpan perumusan pedoman dan petunjuk teknis, mengkoordinasikan bahan kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan di bidang arsip dan PDE meliputi : kearsipan, pendayagunaan sistem informasi serta pengolahan data elektronik mempunyai fungsi:

ü  Penyusunan rencana program daerah di bidang pengolahan data elektronik dan kearsipan daerah.

ü  Penyusunan dan penganalisis data, pengendali data hasil rekaman serta analisis sistem aplikasi.

ü  Pengendalian arus data dari satu masukan sampai data keluaran, perekaman, pengoperasian komputer, penyimpanan file data, penyediaan, dan pengamanan perangkat keras komputer.

ü  Pemberian bimbingan, pembinaan, pelayanan, pengendalian komputerisasi dan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.

ü  Pengumpulan dan pengolahan arsip in-aktif daerah.

ü  Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia setelah mendapat persetujuan tertulis Mentri Dalam Negeri.

ü  Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Tata Praja.

G. Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen Dalam Mengolah Data

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

Sistem Informasi Manajemen secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem Informasi Komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada.

Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

a)      Pemrosesan data batch.

b)      Pemrosesan data tunggal.

c)      Pemrosesan on-line, real time.

d)      Komunikasi data dan switching pesan.

e)      Pemasukan data jarak jauh dan up date file.

f)       Pencarian records dan analisis.

g)      Pencarian file.

h)      Algoritme dan model keputusan.

i)        Otomatisasi kantor.