Pengolahan Data
Elektronik
A. Definisi Komputer
dan Pengolahan Data
Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin
elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling
bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti untuk
mengolah informasi menurut prosedur yang telah dirumuskan, menerima input,
mengolah input, memberikan informasi, menggunakan suatu program yang tersimpan
di memori komputer, dan dapat menyimpan program dan hasil pengolahan, serta
bekerja secara otomatis.
Pada mulanya pengolahan informasi hampir eksklusif
berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk
banyak tugas yang tidak hanya berhubungan dengan matematika.
Data adalah kumpulan
kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan, penggambaran fakta, pengertian
instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin yang berupa
angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya.
Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih
lanjut.
Pengolahan
data (Data Processing) adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari data,
simbol-simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau
lebih berarti berupa suatu informasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya.
Informasi
adalah hasil dari
kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu
kejadian.
Sistem
Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan data. Contoh : sistem pengolahan
data penjualan, sistem pengolahan data pegawai dll.
Pengolahan
data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik
(PDE) atau Electronik Data Processing (EDP).
Jadi
Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data
ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan
suatu alat elektronik, yaitu komputer.
B. Pengolahan Data
pada Komputer
Pengumpulan Data
Sistem
pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan setiap
tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan
lingkungannya.
Pengubahan Data
Operasi
pengubahan data mencakup pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasan,
perekapitulasian, pembandingan.
Penyimpanan Data
Semua data
harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan
dalam berbagai media penyimpanan dan file yang disimpan disebut Database.
Pembuatan Dokumen
Sistem
pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau
kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.
C. Komponen Dasar
Komputer untuk Pengolahan Data
Hardware.
Hardware harus
menyediakan 4 fungsi umum:
Alat Input
- Keyboard
- Alat penunjuk
Mouse, Trackball, Light pen, touch screen, unit remote control dll.
- Alat Otomatisasi data sumber
Optical Mark Reader (OMR), Optical Character Reader (OCR), Handprint
Reader.
- Alat Pembaca
Magnetis
MICR (Magnetic Ink Character Recognition).
- Alat Input
Pengenal Suara
Speaker Dependent System
CPU (Central
Processing Unit ).
CPU merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah
input menjadi output.
CPU terdiri dari CU (Control Unit), ALU (Arithmatic Logical Unit), Register.
CU bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem
komputer.
ALU bertugas melakukan semua perhitungan aritmatika dan logika yang terjadi
sesuai dengan instruksi program.
Register ruang
tampat penyimpanan instruksi dan data yang sedang di proses oleh CPU, sedang
instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih
disimpan di memori utama.
Primary
Storage.
Merupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan program
yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data.
Primary Storage terdiri dari RAM, ROM, Cache Memory.
Secondary
Storage.
Merupakan penyimpanan cadangan / tambahan.
Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dll.
Alat Output
- Display Screen / CRT (Cathode Ray Tube) atau VDT (Video Display Terminal)
- Alat Pencetak
Contoh : Printer
- Alat Ouput Suara
Contoh : Speech Output Unit (Audio Respons Unit).
- Plotter
Contoh : Flatbed plotter, Drum Plotter
- Microform
Contoh : Microfilm, Microfiche
Software.
Software adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.
Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi.
a. Software Sistem terdiri dari :
- Sistem operasi
- Program Utility
- Translator
b. Software Aplikasi terdiri dari :
- Software aplikasi pemrograman sendiri
- Software paket jadi
Brainware.
Brainware adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur
sistem komputer.
D. Siklus Pengolahan
Data
Pengolahan
data elektronik memiliki siklus, siklus pengolahan data elektronik terdiri dari
tiga tahapan dasar yaitu : Input, Processing, Output.
Kemudian dikembangkan lagi dengan menambahkan tiga atau lebih
tahapan lagi yaitu : Origination, Storage, Distribution.
Tiga tahap
siklus pengolahan di atas dapat dikembangkan lagi sebagai berikut :
a) Origination : Proses
pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (Recording) data ke
dokumen dasar.
b) Input : Proses
memasukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (Input Device)
c) Processing : Proses
pengolahan data yang sudah dimasukkan yg dilakukan oleh alat pemroses
(Processing Device) yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,
mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
d) Storage : Proses
perekaman hasil pengolahan untuk disimpan dan dapat diproses kembali.
e) Output : Hasil
pengolahan data ke alat output (Output Device) berupa informasi.
f) Distribution :
Distribusian output kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi.
E. Manfaat Pengolahan
Data
Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka
manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal
ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan
seperti komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses
data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar,
fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak.
Sebagai contoh :
1. Pembuatan faktur
Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator
hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat,
harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari
hasil proses program.
2. Perhitungan upah dan
gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya
menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen, dan untuk
kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan,
neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan
program yang memprosesnya.
F. Tujuan dan Fungsi
Pengolahan Data
Tujuan Pengolahan Data :
Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya
menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).
Fungsi dasar
Pengolahan Data :
a)
Mengambil program dan data (masukan / input)
b)
Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
c)
Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
d)
Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
e)
Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
Dalam sebuah perusahaan, bagian arsip dan pengolahan
data elektronik mempunyai tugas menyususn, menghimpun, meyimpan perumusan
pedoman dan petunjuk teknis, mengkoordinasikan bahan kebijakan dan
penyelenggaraan pemerintahan di bidang arsip dan PDE meliputi : kearsipan,
pendayagunaan sistem informasi serta pengolahan data elektronik mempunyai
fungsi:
ü Penyusunan rencana
program daerah di bidang pengolahan data elektronik dan kearsipan daerah.
ü Penyusunan dan
penganalisis data, pengendali data hasil rekaman serta analisis sistem
aplikasi.
ü Pengendalian arus data
dari satu masukan sampai data keluaran, perekaman, pengoperasian komputer,
penyimpanan file data, penyediaan, dan pengamanan perangkat keras komputer.
ü Pemberian bimbingan,
pembinaan, pelayanan, pengendalian komputerisasi dan kearsipan di lingkungan
Pemerintah Daerah.
ü Pengumpulan dan
pengolahan arsip in-aktif daerah.
ü Pelaksanaan penilaian
dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
setelah mendapat persetujuan tertulis Mentri Dalam Negeri.
ü Pelaksanaan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten Tata Praja.
G. Kemampuan Sebuah
Sistem Informasi Manajemen Dalam Mengolah Data
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi
yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis
menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan
kemampuan komputer.
Sistem Informasi Manajemen secara khusus memiliki
beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif
kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah
atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat
mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem Informasi Komputer
dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Kemampuan
ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang
dihasilkan oleh sistem yang telah ada.
Beberapa
kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
a)
Pemrosesan data batch.
b)
Pemrosesan data tunggal.
c)
Pemrosesan on-line, real time.
d)
Komunikasi data dan switching pesan.
e)
Pemasukan data jarak jauh dan up date file.
f)
Pencarian records dan analisis.
g)
Pencarian file.
h)
Algoritme dan model keputusan.
i)
Otomatisasi kantor.